5 Porquês: encontre a raiz dos problemas com este guia

O método 5 Porquês é uma ferramenta de sigma simples, mas muito eficaz para identificar a causa, principalmente a causa raiz, de um problema.

Vale destacar que o método 5 Porquês foi desenvolvido pela Toyota para realizar análises de causa-raiz para problemas relacionados à produção.

Portanto, o método 5 Porquês pode ser considerado como uma das melhores ferramentas disponíveis para realizar uma análise de causa raiz.

Além disso, devido ao design simples e saída efetiva, o método 5 Porquês também se tornou parte do importante da analise Kaizen e do Lean Six Sigma.

Assim sendo, se você quer saber mais sobre o método 5 Porquês, então confira este artigo, pois explicamos a teoria por trás desse método.

Definição dos 5 Porquês

O inventor japonês Sakichi Toyoda desenvolveu o método 5 Porquês para analisar problemas. Essa técnica simples tornou-se um nome familiar nas fábricas da Toyota.

A ideia por trás da tecnologia é simples. Se você fizer uma pergunta ‘por que’ 5 vezes seguidas, a causa do problema ficará clara.

Desta forma, com a técnica, você pode “descascar” os sintomas, camada por camada, o que ampliará a sua visão do problema real. Você pode então eliminar a verdadeira fonte do seu problema.

Como deve ser usado o método 5 Porquês?

De maneira simplificada, você pode utilizar o método 5 Porquês através dos três passos que são demostrados a seguir:

• Identifique o problema para o qual a causa raiz deve ser identificada.
  Faça a pergunta: Por que esse problema surgiu? O resultado é uma resposta com um problema novo ou diferente;
• Tome a primeira resposta (ou problema) e faça a pergunta novamente: Onde surgiu esse problema?
• Repita essas etapas até chegar à causa raiz do problema.

A análise de problemas é essencial

Se você não tem ideia do que está causando o seu problema, é muito difícil encontrar uma solução. Sempre comece com uma análise completa do seu problema.

Portanto, se você não conseguir analisar seu problema primeiro, há uma boa chance de perder seu tempo lutando contra os sintomas sem se aproximar de uma solução real.

Muitas vezes, o que você vê inicialmente para o problema não é de forma alguma o que precisa ser tratado. Geralmente, há um problema subjacente que deve ser eliminado.

É por isso que uma análise de causa, através do método 5 Porquês é essencial em todas as tentativas de resolver um problema.

Assim sendo, felizmente, tal análise não precisa ser complicada. Muitas vezes, algumas perguntas simples “por que” são suficientes para descobrir a origem de seus problemas.

Técnicas de análise de problemas

Portanto, uma análise de causa raiz, também conhecida como 5 Porquês, é um método de solução de problemas que visa identificar as causas de problemas ou eventos.

A prática de uma análise de causa raiz através do método 5 Porquês baseia-se na crença de que os problemas podem ser melhor resolvidos corrigindo ou eliminando as causas, ao contrário de outras abordagens que abordam os sintomas.

Medidas corretivas abordam as causas subjacentes com a abordagem de que a chance de uma recorrência do problema é minimizada.

Desta forma, é uma utopia pensar que a prevenção completa da recorrência através de uma única intervenção é possível.

Por esse motivo, a análise de causa raiz é geralmente considerada como um processo iterativo. Esta análise é usada como uma ferramenta para melhoria contínua.

Quando uma análise de causa raiz é usada pela primeira vez, é uma maneira reativa de detectar e resolver problemas.

Isso significa que uma análise é feita após um problema ou evento ter ocorrido. Ganhar experiência com análise de causa raiz transforma isso de reativo em proativo.

Desta forma, especificamente, essa análise de problemas significa que as pessoas seriam capazes de prever certos eventos ou problemas esperados para que possam antecipar-se antecipadamente.

Assim sendo, uma análise de causa raiz não é uma metodologia claramente definida. Existem muitas ferramentas, processos e filosofias diferentes que foram desenvolvidas com base na análise de causa raiz. Alguns exemplos de métodos de analise de causa raiz são:

Análise de barreiras

Essa técnica de análise de causa raiz é frequentemente usada em indústrias. A tecnologia foi desenvolvida para rastrear fluxos de energia, com foco em possíveis obstáculos a esses fluxos, para determinar como e por que os obstáculos não impedem que os fluxos de energia causem danos.

Análise da realidade atual

Em síntese, este complexo, mas poderoso método é baseado na representação de fatores causais através de uma estrutura de árvore. Este método é limitado por regras lógicas.

Este método começa com uma pequena lista das coisas indesejáveis ​​que vemos ao nosso redor, que levam a uma ou mais causas subjacentes.

Análise de Mudança

Este método de pesquisa é frequentemente usado em caso de problemas ou acidentes e mostra como o problema surgiu de vários ângulos.

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O método 5 Porquês:

Com o método japonês 5 Porquês, a pergunta “por que” é feita cinco vezes. Como já mencionamos, esta técnica de análise de problemas foi originalmente desenvolvida por Sakichi Toyoda, que a utilizou para detectar a causa dos problemas dentro do processo de produção da Toyota.

Desta forma, o método 5 Porquês é utilizado para determinar a causa raiz. Isso pode ser feito, por exemplo, para determinar porque a entrega de encomendas não chegou a tempo ao cliente.

Portanto, temos um problema fictício: O cliente recebe um pedido atrasado do fornecedor pela quinta vez.

• Primeiro por quê?

Por que o cliente recebeu o pedido muito tarde do fornecedor?

• • Resposta:
    A empresa de transporte, responsável pela entrega, não possuía os detalhes de endereço corretos do cliente.
• Segundo por quê?

Por que a empresa de transporte não possui os detalhes corretos do endereço do cliente?

• • Resposta:
    O endereço na remessa não corresponde ao endereço do cliente?
• Terceiro por quê?

Por que o endereço de entrega não corresponde ao endereço do cliente?

• • Resposta:
    O cliente mudou-se para um novo local há cinco meses e esse novo endereço ainda não está incluído na base de clientes do fornecedor.
• Quarto por quê?

Por que o novo endereço do cliente ainda não está incluído na base de clientes do fornecedor?

• • Resposta:
    O administrador do sistema está doente há 6 meses e ninguém pensou em alterar o endereço.
• Quinto por quê?

Por que ninguém pensou em mudar o endereço?

• • Resposta:
    Ninguém sabe como fazer uma alteração na base de clientes.

Desta forma, depois de executar o método 5 Porquês neste exemplo, é possível concluir o seguinte:

• A responsabilidade pela manutenção da base de clientes é de uma pessoa;
• Não há acordos claros com relação a assumir as responsabilidades uns dos outros em caso de ausência;
• A comunicação interna entre os diferentes departamentos não é ideal.

Portanto, com base nessa conclusão, o fornecedor pode tomar medidas para evitar problemas semelhantes no futuro.

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Como funciona o método 5 Porquês

Passo 1. Coloque a equipe certa em conjunto

Em síntese, para continuar com a técnica 5 Porquês, é importante reunir as pessoas certas. Você precisa de pessoas que estejam cientes dos detalhes do problema. Se você não puder responder às perguntas do ‘porquê’, obviamente não funcionará!

Passo 2. Compartilhe o problema com o grupo

Apresente ao grupo um problema claro e conciso. Escreva a posição preferencialmente em um quadro branco.

Passo 3. Pergunte o primeiro por que pergunta

Pergunte à equipe porque o problema ocorreu. Enfatize que você está apenas procurando por fatos. Evite suposições e hipóteses. Anote a resposta.

Pode acontecer que um problema tenha múltiplas causas demonstráveis. Nesse caso, anote todas as causas e repita as etapas a seguir separadamente para cada causa listada.

Passo 4. Faça a pergunta por quê 4 vezes mais

Use a resposta para a pergunta do porquê para formular a seguinte pergunta e repita este procedimento até que a pergunta por que não possa mais ser respondida.

Cada nova resposta forma a base para a próxima pergunta. Às vezes, você precisará de mais (ou menos) perguntas para chegar ao cerne do problema, mas, em geral, após cinco perguntas, ficará claro o que é necessário para resolver seu problema de uma vez por todas.

A construção do plano 5 Porquês

1. Defina o problema

• Como surgiu o problema? O que aconteceu
• Quais são as características específicas do problema ou evento?

2. Coletar informações

• Quais evidências existem de que o problema realmente existe?
• Há quanto tempo o problema existe?
• Quais são as consequências do problema?

3. Identifique possíveis causas raiz

• Quais etapas são responsáveis ​​pelo problema ou situação?
• Quais circunstâncias tornam o problema possível?
• Quais outros problemas estão relacionados ao problema central?

4. Identifique a causa raiz

Use o método 5 Porquês para identificar a causa raiz real. Se necessário, o método 5 Porquês pode ser aplicado a várias causas possíveis. O resultado do passo 4 é uma causa raiz definitiva.

5. Pense em soluções e faça recomendações

• Quais etapas (solução) podem ser tomadas para evitar o problema no futuro?
• Como a solução deve ser implementada?
• Quem é responsável pela implementação da solução?
• Ainda há riscos associados à implementação da solução?

6. Implementação

Implemente a solução mais adequada para resolver o último motivo.

7. Medir é saber

Após a implementação da solução, analise se o problema foi realmente resolvido. Se necessário, você passa pelo método 5 Porquês novamente.

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Exemplo: O monumento

Um exemplo clássico do método 5 Porquês fala sobre o desmoronamento do Jefferson Memorial em Washington DC.

Os supervisores do parque notaram que o monumento de pedra estava gasto, mas não ficou imediatamente claro como isso aconteceu. Os supervisores perguntaram-se a questão:

• Por que o monumento de pedra se desgasta?

A resposta: Porque é intensamente limpo a cada duas semanas com um spray de alta pressão.

• Por que é necessário limpar o monumento tão intensamente?

A resposta: Porque é completamente coberta por excrementos de pássaros a cada duas semanas.

Em suma, isso acabou com a lotação dos supervisores do parque. Eles sabiam a causa de seu problema: Aqueles pássaros irritantes que voavam ao redor do monumento.

Portanto, redes foram rapidamente penduradas ao redor do monumento para manter os pássaros longe de agora.

Infelizmente esta não foi uma solução muito elegante. As redes eram feias. Além disso, os pássaros voavam abaixo! Razão para os superintendentes voltarem ao debate.

·         Por que há tantos pássaros ao redor do monumento?

A resposta: Porque há arranhas em abundância, que são comida de pássaro.

• Por que existem tantas aranhas no monumento?

A resposta: Porque eles se entregam aos muitos insetos que voam ao redor.

• Por que tantos insetos voam ao redor do monumento? 

A resposta: Os insetos aproximam-se das luzes que acendem todas as noites para iluminar o monumento.

Essa análise levou a uma solução de tirar o fôlego: O momento em que as lâmpadas foram acesas foi adiado até uma hora após o pôr do sol. Essa ação simples resultou em uma redução de 90% no número de insetos neste local.

A festa da aranha havia desaparecido. Então os pássaros gananciosos e sua sujeira desapareceram com as aranhas. De agora em diante o prédio não precisava mais ser limpo com tanta frequência.

Em síntese, exemplo do uso do Jefferson Memorial ilustra perfeitamente como cinco perguntas simples podem ser suficientes para chegar ao cerne de um problema.

Desta forma, imagine o que teria acontecido se as pessoas no exemplo tivessem pulado a análise do problema.

Então eles provavelmente teriam procurado formas alternativas (e provavelmente mais caras) de limpar o prédio sem abordar a causa do problema.

Ao mesmo tempo, o exemplo mostra claramente como é tentador parar de perguntar os 5 Porquês muito cedo. Se você parar de perguntar cedo demais, há uma boa chance de você ainda estar lutando contra um sintoma (um pouco mais profundo) do problema real.

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Nem sempre é aplicável

Finalmente, um pequeno comentário. Embora o método 5 Porquês seja uma ferramenta de análise de problemas brilhante, alguns problemas são complexos demais para serem analisados ​​com cinco perguntas simples.

Em suma, você pode reconhecer esses tipos de problemas complicados pelo fato de não poder responder primeiro porque pergunta corretamente, com fatos. Às vezes, é necessária uma análise mais extensa.

Ao mesmo tempo, você não deve anular a tecnologia 5 Porquês. Na maioria dos casos, o método 5 Porquês leva a uma melhor compreensão do seu problema, para que você possa resolvê-lo melhor.

E se você gostou do nosso artigo de hoje sobre o método dos 5 Porquês, então continue em nosso site e confira muito mais.