Matriz GUT: entenda o que é e como usar

A Matriz GUT é considerada como uma das melhores ferramentas para priorização de resolução de problemas.

Deste modo, a Matriz GUT é aplicada na classificação de cada um dos desafios, ou problemas que você considerar pertinente à sua empresa, podendo ser do ponto de vista: da urgência, da gravidade e da tendência de ele piorar.

Portanto, através da Matriz GUT você pode ter assistência no planejamento estratégico de sua empresa. Assim sendo, é recomendável o uso de uma Matriz GUT, pois assim, você pode ter seus resultados automatizados.

Desta forma, se você está interessado em saber mais sobre as formas de aplicação da Matriz GUT, então confira o nosso artigo de hoje, pois trouxemos um guia definitivo!

Conceitos Essenciais da Matriz GUT

Para aplicar a Matriz GUT na classificação dos problemas de uma empresa, não há muito mistério. Isso ocorre, pois, os principais conceitos dessa ferramenta de gerenciamento passam pelo entendimento de 3 aspectos de classificação de problemas.

Deste modo, para aplicar de forma correta os conceitos da Matriz GUT, você deve analisar cada um dos aspectos apresentados a seguir:

Gravidade

Na Matriz GUT, a gravidade de um problema é analisada em função da consideração da intensidade ou impacto que o este problema específico poderá causar se não for resolvido de forma adequada.

Neste sentido, estes danos poderiam ser analisados quantitativamente, ou ainda, de forma qualitativa, dependendo da situação.

Portanto, se for um problema sério, que poderá levar a sua empresa à falência de, à perda de clientes importantes ou até mesmo prejudicar a imagem pública da organização, então a classificação da gravidade será elevada.

Assim sendo, a pontuação do nível de gravidade na Matriz GUT, pode variar de 1 a 5 pelos seguintes critérios:

1. Não grave
2. Pouco severo
3. Grave
4. Muito severo
5. Extremamente severo

Urgência

Em relação ao nível de urgência, na Matriz GUT existe a análise pela pressão de tempo que existe para resolver uma situação específica.

Essencialmente, a Matriz GUT leva em conta o prazo para resolver um problema específico. Desta forma, podem ser considerados como problemas urgentes prazos definidos pela lei ou prazo de resposta dos clientes. A classificação de urgência varia de 1 a 5 pelos seguintes critérios:

1. Isto pode esperar
2. Não é muito urgente
3. Urgente, merece atenção a curto prazo.
4. Muito urgente
5. Precisa de ação imediata

Tendência

A Tendência é analisada pelo padrão de evolução de uma determinada situação. Portanto, na Matriz GUT, é possível analisar diversos tipos de situações, avaliando o incremento que haverá na falta de uma ação ativa para resolvê-lo.

Neste sentido, a tendência representa a potencialidade de crescimento do problema. Em outras palavras, é a probabilidade do problema se tornar maior ao longo do tempo.

1. Não mudará
2. Vai piorar em um longo período de tempo
3. Vai piorar em um médio período de tempo
4. Vai piorar em um curto período de tempo
5. Vai piorar rapidamente

O custo de tentar fazer tudo ao mesmo tempo

Na busca por melhores resultados, com a aplicação da Matriz GUT, invariavelmente haverá problemas a serem resolvidos ou oportunidades de melhoria.

Entretanto, infelizmente há pessoas deixando de atingir suas metas e resultados planejados pela falta de foco e priorização de atividades.

Você já teve a sensação de que o dia passou muito rápido, e teve menos horas do que precisava para resolver tudo o que era necessário resolver? Deste modo, provavelmente você está fazendo um péssimo trabalho ao definir suas prioridades.

E é justamente neste aspecto que entra a importância estratégica da aplicação da Matriz GUT, que é indiscutivelmente uma excelente ferramenta para definir qual será o seu foco de atuação.

Deste modo, conforme mostrado anteriormente, na Matriz GUT você classifica seus problemas em níveis de 1 a 5 nos três 3 fatores que mostramos, (gravidade, urgência e tendência).

Com isso feito, através da Matriz GUT, essa classificação gerará uma nota final que define a importância e o nível de prioridade do problema em questão.

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Aplicações da matriz GUT

Originalmente, a Matriz GUT foi desenvolvida para organizar e auxiliar no trabalho de resolução de problemas. Entretanto, ela pode ser adaptada para priorizar qualquer tipo de situação.

Assim sendo, imagine que, em vez de problemas, você poderia utilizar a Matriz GUT para priorizar e organizar aspectos como:

• Planos de ação de um objetivo delineado
• Estratégias para um planejamento de negócios
• Ações de marketing

Deste modo, é possível fazer pequenas mudanças na Matriz GUT, mantendo o propósito de uso. Para isso, basta você dominar a criação e a utilização da Matriz GUT.

Como criar uma matriz GUT

Agora que você já compreendeu o conceito que há por traz da Matriz GUT, podemos analisar o passo a passo para criar uma matriz.

Este é um exercício de compreensão de quais são seus principais problemas. Desta forma, precisamos estabelecer uma abordagem passo a passo para que este processo dê os resultados esperados:

Etapa 1: Liste seus problemas

Etapa 2: Avalie seus problemas para cada um dos aspectos ​​(gravidade, urgência e tendência)

Etapa 3: Considere os principais problemas (corrigindo as 3 notas)

Etapa 4: Análise onde estão suas fraquezas (classificando os principais problemas)

Etapa 5: Desenvolver planos de atuação com termos e responsáveis ​​para resolver ou reduzir problemas

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Exemplo de aplicação prática de uma matriz GUT

Deste modo, agora que temos o passo a passo para a construção da análise de uma Matriz GUT, vamos ver um exemplo prático de como usar a matriz. Para isso, vamos assumir que a nossa empresa produz peças para televisores:

Etapa 1:

Um dos principais problemas que a empresa está enfrentando é a dificuldade de apresentar pedidos aos nossos clientes.

Além disso, por estarmos passando por uma situação financeira complicada, não estamos pagando os nossos fornecedores em dia.

Em semelhança às práticas da empresa, houve a constatação de problemas com a modernização do sistema, por exemplo.

E por último, mas não menos importante, alguns equipamentos são descartados devido à falta de manutenção e a compra de material para o estoque nem sempre é feita corretamente.

Etapa 2:

Com os problemas listados, classifique-os de 1 a 5 para cada um dos seus atributos. Em nosso exemplo, a melhoria do problema do processo de produção recebeu 4 notas para os 3 itens.

Por isso, tem sido considerado um problema muito grave, que precisa ser resolvido imediatamente e tem uma grande tendência a piorar.

Etapa 3:

Porque ele tem 4 para cada um dos problemas, multiplicando 4 x 4 x 4. Deste modo, a sua pontuação fica em 64.

Etapa 4:

Você deve realizar o mesmo procedimento para todos os problemas e classifica-los em ordem decrescente. Com isso, teremos a classificação dos piores problemas que a empresa enfrenta.

Etapa 5:

Nesta etapa, você pode pensar em planos de ação com prazos e responsabilidades. Desta forma, poderíamos determinar que, para um dos problemas listados, organizaríamos 2 planos de ação:

1. Revisar o processo de fabricação e otimizar o uso dos equipamentos atuais – Tempo determinado: 5 dias – Responsável: João Augusto (Processos)
2. Fornecer treinamento para uso de máquinas e equipamentos – Tempo determinado: 25 dias – Responsável: Letícia Lemos (RH)

Assim sendo, através de uma aplicação adequada da Matriz GUT, podemos identificar os problemas, classificá-los e definir prioridades com ações tangíveis para resolver.

Razões para usar a Matriz GUT

• Isso facilita a alocação de recursos para os problemas mais importantes que podem causar grandes danos ao seu negócio.
• Melhora sua tomada de decisão estratégica.
• Implementação simples.
• Ferramenta de apoio ao planejamento estratégico.
• Pode ser usado por qualquer empresa ou indústria.
• Concentre-se na diminuição de problemas sérios.
• O formato Matrix facilita o preenchimento e a exibição dos atributos GUT.
• Permite priorizar a resolução de problemas de forma assertiva.
• Também pode ser aplicado à sua realidade pessoal.
• É uma ferramenta que pode ser usada em conjunto com outras ferramentas como Pareto ou Causa e Efeito (Ishikawa).

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Priorizando as táticas importantes

Para priorizar as táticas mais importantes através da aplicação da Matriz GUT, de modo óbvio e de maneira simplificada, não devemos entrar nos méritos da maneira como se desenvolve os resultados de planejamento estratégico.

Deste modo, a verdade é que, independentemente da forma como é realizada a Matriz GUT, você terá um conjunto de objetivos estratégicos que orientarão as ações de sua empresa.

Entretanto, para aqueles que nunca fizeram um plano, recomendo a leitura completa de nosso artigo até este ponto.

Portanto, assumindo que é possível fazer um bom plano estratégico através da Matriz GUT, e que no final chegamos a uma lista com estratégias mais importantes, que envolvem internacionalização, mudanças na plataforma do curso, desenvolvimento de novos softwares e até mesmo estratégias de conteúdo.

Deste modo, a partir de agora, vamos passar por cada um desses tópicos, um de cada vez, para que você entenda e possa replicar para o seu caso específico.

Severidade

Vale ressaltar que no exemplo proposto, boa parte da receita da empresa vem de uma estratégia de e-mail marketing bem-feita. Portanto, é fácil entender por que esse foi o único item identificado como muito sério (4 níveis).

Além do progresso no envio de e-mails, ainda temos algumas táticas consideradas sérias (4 níveis). Entre elas, podemos destacar uma melhoria na comunicação digital da empresa, que pode ser usado para receber um acesso orgânico de clientes.

De modo geral, a principal utilidade da matriz não é decidir aquilo que é importante ou não, mas sim, decidir aquilo que deve ser a principal prioridade da empresa.

Urgência

Vale destacar que em muitos casos, o que é considerado muito sério, pode não ser essencialmente muito urgente. Deste modo, é fundamental realizar as classificações de maneira avulsa.

Neste caso da tática de envio de e-mails, podemos marcar a classificação da Matriz GUT, com uma urgência imediata (nível 5).

Isso ocorre, pois houveram diversos problemas com o envio de e-mails, o que impactou diretamente nos lucros da empresa. Deste modo, quanto mais cedo descobrirmos, voltaremos a um nível de receita mais alto.

No caso da internacionalização acabei sendo uma urgência de médio prazo (3 níveis). Eu fiz isso pelo simples fato de ser um processo demorado que não é tão alta prioridade a ser feito no curto prazo.

Tendência

Finalmente, você deve avaliar cada uma das táticas dentro dos níveis de tendência da Matriz GUT. Desta vez, vemos que temos 2 itens com 4 níveis, por exemplo: Envio de e-mails e desenvolvimento de software.

Deste modo, podemos constatar que mesmo um item com baixa gravidade e urgência pode ter uma tendência a ser importante para a estratégia geral da empresa.

Neste caso, a criação de um determinado programa representa uma variação de um portfólio. Assim sendo, isso é muito importante para o futuro e crescimento das receitas de uma empresa.

Se você fez cada uma das 3 avaliações para todas as estratégias, você já pode ver a pontuação de priorização em sua Matriz GUT.

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Recordes

Veja que cada estratégia recebe uma pontuação no final. Na Matriz GUT, essa classificação é criada automaticamente, mas o cálculo é muito simples, apenas gravidade x urgência x tendência

Neste ponto, a pontuação ainda pode ser confusa. Então, para ajudá-lo no processo de desenvolvimento da Matriz GUT, uma das melhores formas é construir uma classificação de suas principais táticas.

Além disso, vale destacar que não há regras para quais estratégias ou problemas priorizar, tudo dependerá do tamanho da estratégia e de sua equipe.

Deste modo, a Matriz GUT pode ser trabalhada de forma associada ao princípio de Pareto, que mostra que 80% dos efeitos vêm de 20% dos motivos. Ou seja, tente priorizar cerca de 20% de suas táticas e, conforme cada uma delas for desenvolvida, siga a ordem das prioridades.

Outra visão interessante em relação a Matriz GUT é a divisão de níveis para cada um dos atributos da matriz.

Assim sendo, através da análise dos resultados obtidos com a Matriz GUT, você pode entender se você fez uma boa separação ou não. Se o resultado não for positivo, é bom rever e categorizar aquilo que é mais importante.

E se você gostou do nosso artigo de hoje sobre a construção e analise de uma Matriz GUT, então continue em nosso site e confira muito mais.