Problemas tenazes e perenes indicam que existem alguns problemas enraizados. Portanto, há uma necessidade de erradicar a causa raiz de tais problemas para se livrar deles. O plano de ação 5W2H é o caminho ideal para isso
Parece mais conveniente corrigir instantaneamente os problemas da superfície, uma vez que requer menos tempo.
No entanto, essas correções rápidas não são permanentes e duradouras e acabam sendo apenas um desperdício de tempo e recursos.
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O que é um problema?
Quando há uma lacuna entre nossas expectativas e a realidade, nos sentimos infelizes, o que é, por definição um problema.
É assim que um desvio da especificação ou mesmo uma falha no cumprimento dos cronogramas, se tornam nossos problemas.
Um problema pode ser definido como “a lacuna entre nossas expectativas e estado real ou observação”. Da analogia das lacunas, também entendemos que à medida que a lacuna aumenta, nosso sofrimento se intensifica.
O que é a resolução de problemas?
Uma parte fundamental do papel de cada gerente é encontrar maneiras de resolver os problemas. Assim, ser um solucionador de problemas confiante é realmente importante para o seu sucesso.
Muita dessa confiança vem de ter um bom processo para usar ao abordar um problema. Portanto, com um bom plano de ação, principalmente se for o plano de ação 5W2H, você pode resolver problemas de forma rápida e eficaz.
Sem um, suas soluções podem ser ineficazes, ou você vai ficar preso e não fazer nada, às vezes com consequências dolorosas.
Desta forma, trabalhar no gerenciamento do problema (correção) em vez de resolvê-lo (com ações corretivas) cria uma situação de combate a incêndios em nosso trabalho diário. Para resolver um problema permanentemente, precisamos entender e agir em sua causa raiz.
Neste sentido, o plano de ação 5W2H é considerado uma das ferramentas de gerenciamento de qualidade mais eficazes, já que é fácil e simples de usar.
Essa abordagem para resolver problemas, não é mais do que um plano de ação hábil, organizado, analítico e prático, que tem diferentes estágios até chegar à conclusão.
Assim sendo, o plano de ação 5W2H é totalmente adequado para um mundo de negócios produtivo e notavelmente competitivo, pois, tanto as atividades práticas quanto as comunicações organizadas precisam ser rápidas e ágeis.
Além disso, muitos problemas podem surgir se as informações transmitidas apresentarem erros. É por isso que o plano de ação 5W2H foi inventado, para tornar as informações seguras e livres de erros.
Conceito do plano de ação 5W2H
É factual que as ideias somente se tornam válidas a partir do instante em que são escritas no papel, e a análise do plano de ação 5W2H pode ser uma ferramenta projetada para prepará-las de maneira inata e operacional, por meio da utilização de uma lista.
O nome 5W2H pode parecer complexo, mas seu conceito é realmente interessante. Envolve 5 W’s e 2 H’s, na língua inglesa, que são:
- (What?) O que?
- (Why?) Por quê?
- (Where?) Onde?
- (When?) Quem?
- (Who?) Quando?
- (How?) Como?
- (How much?) Quantos?
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Quais são as principais vantagens do plano de ação 5W2H?
A análise 5W2H destaca-se de outras metodologias de gestão, pois é uma ferramenta simples, completa e eficiente no tempo, além de dinâmica.
Além disso, o plano de ação 5W2H permite ajustes e modificações oportunos, mesmo após a implementação dos planos de ação.
A solução de problemas 5W2H pode ser usada por qualquer pessoa com foco comercial ou individual.
A estrutura do plano de ação 5W2H é semelhante em alguns aspectos ao adágio “dividir e conquistar”.
Isso ocorre, pois, esta ferramenta subdivide minuciosamente o planejamento em várias etapas, dando-lhe uma compreensão mais ampla e abrangente e, portanto, facilita enormemente a sistematização e a implementação de ideias.
Você sabe como facilitar ainda mais a implementação da solução de problemas 5W2H no dia a dia da sua empresa?
Com o plano de ação 5W2H, você pode modelar , executar , gerenciar e monitorar de forma clara e precisa seus processos de negócios em tempo real.
Veja como usar o plano de ação 5W2H corretamente
Em qualquer tipo de negócio, para a correta aplicação do plano de ação 5W2H, deve haver inicialmente, a elaboração de um plano estratégico de respostas, por parte da gerência, previamente preparadas para os problemas que serão atacados.
Além disso, se necessário, deve haver a colaboração dos funcionários no plano de ação 5W2H, principalmente quando estes estão direta envolvidos na equipe de trabalho. Para isso, é necessário ter em mente estes três tópicos principais:
- Aa ações devem estar sempre relacionadas às causas dos problemas, e não aos possíveis efeitos que os problemas causaram. Em outras palavras, através do plano de ação 5W2H você deverá criar soluções duradouras para os problemas.
- As principais soluções implementadas no plano de ação 5W2H devem ser os mais objetivas possíveis, para evitar efeitos colaterais.
- Em um plano de ação 5W2H, você não deve para a análise na primeira boa ideia: Portanto, proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas.
Divida as tarefas a serem concluídas para um único resultado
Se você está lançando uma campanha de marketing para um novo produto, como por exemplo, sem uma estratégia bem definida, não vai ser muito útil, apesar de responder a todas as perguntas que listamos.
Desta forma, para atingir o sucesso, sua tarefa provavelmente consistirá em uma grande quantidade de etapas de ação que todos precisam trabalhar juntos antes de obter os resultados ou as melhorias de processo desejadas.
E desde que você precisa de sua equipe para ser coordenada, com um pegando a bola assim que o último jogador tenha feito sua parte, essas tarefas precisam ser bem orquestradas.
O que, por que e quem das coisas
As etapas que você decidir preencherão a coluna “O que” enquanto as razões que precisam ser preenchidas preencherão a coluna “Por que”.
Faça uma única pessoa (ou “Quem”) responsável pela conclusão de cada ação, mesmo quando equipes inteiras estarão envolvidas.
Isso torna a responsabilização clara e dificulta a transferência de culpa se uma tarefa não for concluída a tempo.
E o elemento ligado ao tempo ou “Quando” é importante se você quiser evitar a procrastinação e priorização para baixo!
Portanto, para fazer atribuição de responsabilidade para qualquer tipo de projeto, você implementar o plano de ação 5W2H.
Onde e como e orçamentos
Decida por si mesmo se você precisa da coluna “Onde”. Pode ser muito útil se você estiver trabalhando em vários locais geográficos, mas se estiver trabalhando em um único local, pode ser menos útil.
No entanto, lembre-se de que ele pode ser usado para indicar nomes de fornecedores preferenciais ou locais onde sua equipe armazenará informações.
“Como” também pode ser um campo que você deixa em branco às vezes. Afinal, você presumivelmente contratou pessoas que sabem como fazer o seu trabalho e não há nenhum ponto real em micro gerenciar ou declarar o óbvio.
No entanto, é um bom local para indicar os métodos que você deseja especificamente seguir ou para listar os padrões que você deseja que sua equipe adote.
O orçamento ou coluna “Quanto” também pode ser deixado aberto às vezes. Por exemplo, se alguém lhe trouxer um relatório, o custo de fazer isso é de menor interesse!
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O plano de ação 5W2H na resolução de problemas
A solução de problemas com o plano de ação 5W2H é o método para resolver problemas complexos e difíceis por meio de técnicas e documentação adequadas.
Na verdade, é um processo e uma análise completa de como o problema específico surgiu 5W2H é usado. Essa abordagem não é útil apenas para organizações de grande porte, mas também pode ser usada para problemas individuais.
As ideias sozinhas não têm importância até serem transformadas em ações práticas. Portanto, o plano de ação 5W2H é de grande utilidade quando o brainstorming é necessário para qualquer plano de ação ou resolução de problemas.
É um pouco semelhante à abordagem de dividir e conquistar. O problema é segmentado em partes diferentes que facilitam a solução.
Como já mencionamos, em primeiro lugar, você precisa encontrar respostas para as perguntas a seguir e você é bom para ir.
- O que precisa ser feito?
- Por que isso deveria ser feito?
- Quando fazer?
- Onde isso deve ser feito?
- Quem vai fazer?
- Como fazer isso?
- Quanto orçamento é necessário para fazer isso?
O que?
Esta questão requer a descrição completa do problema e o que precisa ser feito. Ele analisa toda a situação e avalia se as medidas são precisas ou não.
Por quê?
Compreende todas as possíveis razões para a questão específica.
Quando?
É um pensamento vital para entender uma vez que a dificuldade esteja prevalecendo. Analisar a frequência do assunto e o tempo de incidência ajudarão você a criar precauções mais altas.
Onde?
Ele auxilia no conhecimento da localização do defeito e ajuda a examinar a distribuição geográfica das reclamações dos clientes.
Quem?
Identifica as causas relacionadas ao assunto. Pode ser pessoal ou os processos. Caracteriza os compradores que reclamam e determinam os operadores que estão com dificuldades.
Como?
É necessário investigar o tipo de cenário e também o modo de uma dificuldade. Examine os procedimentos que você está usando para resolver problemas, a fim de responder a essa pergunta.
Quantos?
Isso requer descobrir o orçamento disponível ou necessário para a solução de problemas.
Vantagens do plano de ação 5W2H
O plano de ação 5W2H é de grande importância no gerenciamento e melhoria de processos, tais como:
- Como mencionado anteriormente, o plano de ação 5W2H é uma técnica mais simples e eficiente na solução de problemas do que outras ferramentas de gerenciamento de qualidade.
- Usando essa metodologia, muitos problemas associados ao problema principal também podem ser descobertos.
- Geralmente, nenhum dado estatístico é necessário para realizar o processo.
- Esta ferramenta também ajuda na análise de causa raiz juntamente com a resolução de problemas. Portanto, ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de processos, o plano de ação 5W2H é uma ferramenta completa e dinâmica.
Como usar plano de ação 5W2H em reuniões de negócios
Reuniões não devem ser apenas talk shops. Em última análise, tudo o que importa são ações a serem realizadas, feedback sobre ações anteriores concluídas e decisões tomadas.
Vale a pena lembrar-se disso, se você estiver presidindo, e usar o plano de ação 5W2H para registrar as ações a serem tomadas. É simplesmente perfeito.
Ao analisar em minutos, os delegados saberão com o que devem progredir e darão feedback na próxima reunião sem precisar percorrer as páginas da ata da reunião.
Os comentários sobre as ações anteriores podem ser anotados para o benefício de qualquer um que não pôde comparecer, mas os próximos passos são a verdadeira chave, portanto, mantenha-os no topo do documento.
Finalmente, as decisões geralmente resultam em alguma forma de ação, mas ainda vale a pena registrá-las como decisões em um subtítulo separado. Isso permite que você revise as decisões por consistência de vez em quando.
Fazendo o plano de ação 5W2H trabalhar para você
Apenas fazer um ótimo plano não é o mesmo que aderir a ele. Se você quiser que o seu plano de ação 5W2H cuidadosamente formulado valha mais do que o documento escrito, o acompanhamento é importante.
Isso pode ou não exigir uma reunião, mas, quer isso aconteça ou não, você precisa corrigir uma data para revisão.
Para isso, existem softwares de gerenciamento de projetos que podem tornar o plano de ação 5W2H mais fácil e poupar muito tempo para você e sua equipe na sala de reunião.
Na verdade, você pode dispensar completamente o documento de papel, capturando os mesmos elementos na forma de um fluxo de processo.
Isso elimina as desculpas “Esqueci” da parte de sua equipe, porque eles receberão uma notificação na data de início.
Isso também significa que você pode pegar em áreas que estão indo fora do cronograma em uma base contínua em vez de esperar pela próxima reunião ou revisão.
Vale destacar que qualquer que seja o método escolhido, relatórios de período fixo ou em andamento, você precisa fazer o acompanhamento.
Afinal, até mesmo os melhores planos precisam de um pouco de ajuste. E se tudo está indo de acordo com o plano, você pode ter a satisfação de saber que tudo está se encaixando.
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